Calculadora de custo de funcionário CLT: quanto um salário realmente custa para a empresa

Um funcionário com salário bruto de R$ 3.000 custa, em média, R$ 3.870,00 por mês para uma empresa do Simples Nacional (1,29x o salário) e entre R$ 4.830,33 e R$ 4.902,00 no Lucro Presumido (1,61x a 1,63x). A diferença de R$ 960,33 por mês, com RAT de 1%, vem só do INSS patronal, do RAT e dos terceiros. Use a calculadora acima para o seu caso.

O que é o custo de um funcionário CLT

É tudo o que a empresa desembolsa, ou precisa guardar, por causa do contrato: salário, 13º, férias com 1/3, FGTS, contribuições patronais e benefícios. A calculadora mostra o custo mensal médio, com 13º e férias provisionados mês a mês; em dezembro e no mês das férias o caixa pesa mais. Note que 13º, férias e 1/3 (19,4% do salário) não são encargos, e sim salário pago em parcelas.

Como calcular o custo de um funcionário passo a passo

1. Provisione 13º, férias e 1/3. Para R$ 3.000: R$ 250,00, R$ 250,00 e R$ 83,33.
2. Some tudo para achar a base de encargos: R$ 3.583,33.
3. Aplique o FGTS de 8% sobre a base, não só sobre o salário: R$ 286,67.
4. Fora do Simples, aplique as alíquotas patronais sobre a mesma base: INSS de 20% (R$ 716,67), RAT de 1% (R$ 35,83) e terceiros de 5,8% (R$ 207,83).
5. Acrescente vale-transporte, benefícios e a provisão da multa, se houver.

Fórmula do custo mensal

Custo = salário x (1 + 1/12 + 1/12 + 1/36) x (1 + 8% + INSS + RAT x FAP + terceiros) + vale-transporte da empresa + benefícios + multa provisionada. No Simples dos Anexos I, II, III e V, INSS, RAT e terceiros valem zero e a conta vira salário x 1,194444 x 1,08, exatamente 1,29x. Os arredondamentos são linha a linha, então o total pode diferir de um a três centavos.

Exemplo prático: salário de R$ 3.000

O erro clássico é aplicar o FGTS só sobre o salário: 8% de R$ 3.000 dá R$ 240,00, mas o correto é R$ 286,67. Com RAT de 2% o Presumido vai a R$ 4.866,17, e com 3%, a R$ 4.902,00. Só no pior cenário (Presumido, RAT de 3% e multa provisionada) o custo passa de R$ 5.000: R$ 5.016,67. No Simples, mesmo com a multa, são R$ 3.984,67.

Encargos e provisões: o que entra na conta

O FGTS (8%) incide sobre a remuneração e o 13º (Lei 8.036/1990, art. 15). O INSS patronal (20%) não tem teto (Lei 8.212/1991, art. 22, I). O RAT é de 1%, 2% ou 3% conforme o risco da atividade, multiplicado pelo FAP (0,5 a 2,0). Os terceiros somam cerca de 5,8% no comércio e nos serviços; o campo é editável porque muda com o FPAS. As parcelas do empregado estão na calculadora de férias e na calculadora de 13º salário; o lado do trabalhador, na calculadora de salário líquido.

Simples Nacional x Lucro Presumido: por que o custo muda

No Simples dos Anexos I, II, III e V, a contribuição patronal já está no DAS (LC 123/2006, art. 13, VI) e os terceiros são dispensados (art. 13, §3º). Sobra o FGTS. O Anexo IV (construção, vigilância, limpeza e outras, art. 18, §5º-C) paga INSS e RAT por fora, sem terceiros. Confira o anexo na tabela do Simples Nacional.

No mínimo de 2026 (R$ 1.621,00): R$ 2.091,09 no Simples e R$ 2.609,99 no Presumido. A calculadora não modela a desoneração da folha (Lei 14.973/2024), que segue em transição até 2027 para 17 setores.

Benefícios e vale-transporte: o que é custo e o que desconta do empregado

A empresa só paga do vale-transporte o que exceder 6% do salário (Lei 7.418/1985). Com salário de R$ 3.000 e vale de R$ 400, o empregado arca com R$ 180,00 e a empresa com R$ 220,00; se o vale custar R$ 150, a empresa paga R$ 0,00. Ele não entra na base de INSS nem de FGTS (entenda o desconto de 6%). O vale-refeição entra como custo direto, sem encargos (vale para quem está no PAT). No exemplo completo (Presumido, vale-transporte de R$ 400, R$ 800 de benefícios com R$ 80 de coparticipação e multa), o custo chega a R$ 5.885,00, ou 1,96x.

Custo de demissão: multa de 40% do FGTS e aviso prévio

Na demissão sem justa causa, a multa é de 40% sobre os depósitos do contrato (Lei 8.036/1990, art. 18, §1º); em culpa recíproca, 20%. A tabela usa o depósito de R$ 286,67 por mês, sem correção.

Aviso prévio e verbas proporcionais ficam fora do custo mensal: use a calculadora de rescisão e a calculadora de aviso prévio. Veja também quanto rende o FGTS.

Quando usar a calculadora e erros comuns

Use-a para decidir se vale contratar, comparar regimes ou orçar a folha. Os erros mais comuns: calcular o FGTS só sobre o salário; somar 13º e férias de novo como "encargos"; usar o multiplicador do Presumido numa empresa do Simples; esquecer que o Anexo IV paga INSS e RAT por fora; e tratar a multa do FGTS, que é eventual, como custo fixo mensal.

Em dúvida entre CLT e prestador, compare na calculadora CLT x PJ. Para empregador doméstico, veja quanto custa uma empregada doméstica (LC 150/2015). Os valores são estimativas e não substituem o contador, que conhece seu FPAS e FAP.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário com salário de R$ 3.000?

Em média, R$ 3.870,00 por mês no Simples Nacional (1,29x) e de R$ 4.830,33 a R$ 4.902,00 no Lucro Presumido, conforme o RAT de 1% a 3%. Com a multa de 40% do FGTS provisionada, o Presumido com RAT de 3% chega a R$ 5.016,67.

Qual é a porcentagem de encargos sobre o salário?

Depende do regime. No Simples, 13º, férias e 1/3 somam 19,4% e o FGTS de 8% sobre essa base fecha em 1,29x. No Presumido entram INSS patronal, RAT e terceiros, e o fator sobe para 1,61x a 1,63x.

O Simples Nacional paga INSS patronal?

Nos Anexos I, II, III e V, não: ele já está no DAS (LC 123/2006, art. 13, VI). No Anexo IV, é recolhido por fora, com o RAT.

O vale-transporte é custo para a empresa?

Só no que exceder 6% do salário. Com salário de R$ 3.000 e vale de R$ 400, o empregado arca com R$ 180,00 e a empresa com R$ 220,00.